 |
| Foto: 123rf.com |
OceJournal News -- Seorang karyawan di sebuah perusahaan minyak besar mengajukan saran yang memberinya $ 18.000 dari program penghargaan-insentif perusahaannya. Meskipun saya tidak dapat membagikan ide pemenang penghargaan, saya akan menceritakan betapa kerasnya dia dalam membuat ide tersebut diterima.
Dia mengirimkan draf pertama 10 halaman kepada atasan langsungnya, yang membaca makalah tersebut dan menyarankan untuk memotongnya menjadi dua. Beberapa hari kemudian, dia menyerahkan draf kedua kepada supervisor yang sama, yang kemudian menyarankan untuk memotong proposal menjadi tidak lebih dari lima halaman. Menjadi orang yang gigih, dia kembali dengan ide aslinya dipangkas menjadi kerangka lima halaman. Tetapi karena mengetahui pembaca kepemimpinan eksekutif dengan baik, supervisor menyarankan satu potongan terakhir: "Letakkan di satu halaman."
Setelah mengetahui penghargaan $ 18.000 miliknya, penulis hampir melupakan proses menyakitkan dari pemotongan prosa sampai kata-kata dari VP yang memberikan penghargaan ini mengingatkannya: “Anda sangat cerdik untuk menyajikan ide yang rumit ini dalam beberapa kata. Dokumen yang panjang tentang hal ini mungkin tidak akan pernah dibaca. ”
Beberapa penulis belajar dengan mudah dan dengan begitu banyak keuntungan.
Bagaimana Berpikir Jelas Saat Menulis Email, Laporan, dan Proposal
Kemungkinannya adalah, Anda telah melalui program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan menulis atau presentasi. Dan kebanyakan dari mereka mungkin mulai dengan salah satu atau kedua kata-kata kosong ini: Pertimbangkan audiens Anda. Ketahui tujuan Anda. Baik dan bagus. Tetapi bagaimana melakukan hal-hal itu memerlukan beberapa hal yang lebih spesifik. Untuk menelusuri apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh analisis audiens dan tujuan Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan kunci ini:
1. Apakah saya memiliki satu pembaca atau banyak pembaca?
Berapa banyak orang yang ada di daftar distribusi Anda? Apakah Anda memiliki pembaca yang lulus? Apakah Anda menulis "melalui" beberapa orang yang harus menyetujui email, laporan, atau proposal Anda sebelum dikirim ke pembaca? Jika Anda memiliki audiens campuran, rangking pembaca dalam urutan kepentingan. Pembaca terpenting mendapatkan informasi terlebih dahulu. Pembaca sekunder harus membaca lebih lanjut dokumen untuk menemukan informasi yang mungkin mereka butuhkan.
2. Apa pesan yang menarik bagi pembaca saya?
Berapa kali Anda mendengar seseorang berkata (paling sering dengan desahan panjang), “Saya tahu apa yang ingin saya katakan; Saya tidak bisa menjelaskannya. " Itu bukan diagnosis masalah yang akurat. Orang tersebut tidak tahu apa yang ingin mereka katakan; itulah sebabnya mereka tidak bisa menampilkan kata-kata itu di layar atau kertas. Jika Anda tidak dapat meringkas pesan inti Anda dalam beberapa kalimat (seringkali satu kalimat sudah cukup), Anda belum siap untuk menulis. Berpikir lebih lama dan lebih keras.
Jika Anda memerlukan prompt, mulailah dengan "Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa ..." Ketika Anda menyelesaikan kalimat, kembali dan hapus "Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa" dan yang tersisa sering kali berfungsi sebagai kalimat pesan yang jelas atau dua.
3. Bagaimana pembaca saya menggunakan informasi ini?
Apakah pembaca harus membuat keputusan berdasarkan detail Anda? Jika ya, apakah Anda sudah memberikan semua kriteria dan fakta terkait? Akankah pembaca hanya mendistribusikan informasi kepada orang lain yang harus bertindak untuk melaksanakan rencana, bentuk, proses Anda? Jika demikian, apakah informasi dalam bentuk lengkap yang dapat dilepas sehingga tidak perlu bolak-balik dari email ke dokumen kembali ke email untuk mengumpulkan informasi? Apakah orang-orang ini perlu mengetahui mengapa dan bagaimana pesan Anda sehingga mereka dapat mengembangkan pekerjaan Anda?
4. Seberapa banyak yang sudah diketahui pembaca saya tentang topik tersebut?
Berhati-hatilah agar tidak membuang waktu pembaca dengan memberi tahu orang apa yang sudah mereka ketahui. Jika mereka menghadiri rapat, Anda tidak perlu merangkum apa yang terjadi. Jika mereka sedang menelepon, jangan mulai dengan, “Seperti yang sudah Anda ketahui, bla, bla, bla. Tidak ada gunanya. Sebaliknya, tepatkan istilah dan frasa Anda. Seberapa tekniskah pembaca Anda? Apa latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja mereka? Seberapa terlibat mereka sebelumnya dalam proyek atau inisiatif yang Anda tulis?
Saring akronim dan jargon dari tulisan Anda ketika Anda memiliki banyak pembaca yang mungkin tidak mendefinisikan istilah seperti Anda.
5. Bagaimana reaksi pembaca terhadap pesan saya?
Jika email Anda menyampaikan pesan rutin hanya dengan memberikan informasi atau instruksi, baiklah. Tidak ada reaksi masalah. Dalam kasus tersebut, jika Anda jelas, pembaca Anda akan mematuhinya.
Tapi bagaimana dengan reaksi negatif? Akankah pembaca Anda skeptis tentang klaim, tujuan, rencana? Apakah situasinya sensitif, seperti mengusulkan biaya yang tidak terduga? Akankah seseorang kehilangan muka karena apa yang Anda katakan? Apakah Anda memberikan tenggat waktu singkat yang berarti pembaca harus membatalkan jadwal yang direncanakan untuk menyelesaikan permintaan atau proyek Anda? Akankah permintaan Anda menjadi prioritas rendah untuk pembaca Anda yang sibuk?
Ketika salah satu dari keadaan ini terjadi, antisipasi reaksi yang merugikan dan rencanakan untuk mengatasinya - atau meminimalkan - mereka dari awal.
Biarkan lima pertanyaan kunci ini memandu pemikiran Anda sehingga apa yang Anda tulis di halaman itu jelas, ringkas, lengkap, dan menarik.
Dianna Booher adalah penulis buku terlaris dari 48 buku, diterbitkan dalam 62 edisi bahasa asing. Dia membantu organisasi untuk berkomunikasi dengan jelas dan para pemimpin untuk memperluas pengaruh mereka dengan kehadiran eksekutif yang kuat - dan seringkali dengan buku terbitan mereka sendiri. Buku terbarunya termasuk Faster, Fewer, Better Emails; Communicate Like a Leader; What MORE Can I Say
